Wat zijn de kosten van het uitbesteden van je salarisadministratie?

Wat betaal je per medewerker voor het uitbesteden van salarisadministratie?

Een prijs per medewerker geeft houvast bij het inschatten van de kosten, maar vormt niet automatisch het bedrag dat je onderneming uiteindelijk betaalt. De berekening van het tarief verschilt per situatie. Zo kan een ander tarief gelden voor medewerkers zonder loonmutaties of wanneer je personeelsbestand verandert. Een verdubbeling van het aantal medewerkers hoeft daardoor niet altijd een verdubbeling van de kosten te betekenen. Voor een realistische kosteninschatting is het belangrijk om te weten hoe het tarief per medewerker wordt berekend.

Waar hangen de kosten van het uitbesteden van salarisadministratie van af?

De omvang van je personeelsbestand speelt mee in de prijs van de salarisadministratie. Daarnaast beïnvloeden ook andere kenmerken van je onderneming het uiteindelijke tarief:

• De complexiteit van de salarisverwerking
• De werkzaamheden die voor je bedrijf worden uitgevoerd
• Maatwerk dat voor jouw situatie nodig is

Ook maakt het uit welke werkzaamheden binnen de reguliere dienstverlening vallen en welke afzonderlijk worden berekend. Bij het overnemen of inrichten van een salarisadministratie betaal je soms eenmalige kosten. Ondernemingen met evenveel medewerkers hoeven daardoor niet op hetzelfde kostenbedrag uit te komen.

Welke werkzaamheden vallen binnen het tarief en waarvoor betaal je apart?

Een tarief per medewerker krijgt pas betekenis wanneer duidelijk is wat je daarvoor krijgt. Welke werkzaamheden standaard zijn inbegrepen, kan per dienstverlening verschillen. Naast het basistarief kunnen daarom andere kosten een rol spelen:

• Werkzaamheden die buiten de afgesproken dienstverlening vallen
• Vaste kosten naast het tarief per medewerker
• Eenmalige kosten voor de start of inrichting

Door deze onderdelen afzonderlijk mee te nemen, ontstaat een vollediger beeld van wat de salarisadministratie je bedrijf daadwerkelijk kost.

Wat kost salarisadministratie zelf doen vergeleken met uitbesteden?

De kosten van een interne salarisadministratie bestaan niet alleen uit geld dat rechtstreeks aan de salarisverwerking wordt uitgegeven. Ook de software en de tijd die medewerkers intern aan de administratie besteden tellen mee. Bij het uitbesteden laat je de salarisadministratie over aan een externe partij en betaal je voor de werkzaamheden die deze partij uitvoert. Vergelijk daarom de totale kosten van beide situaties en kijk niet alleen naar het tarief per loonstrook of medewerker.

Waar let je op bij het vergelijken van tarieven voor het uitbesteden van salarisadministratie?

Je kunt offertes voor salarisadministratie pas goed vergelijken als duidelijk is hoe de tarieven zijn opgebouwd. Voor een vergelijking zijn vooral de onderstaande onderdelen van belang:

• De eenheid waarop de prijs wordt berekend
• De werkzaamheden die voor dat bedrag worden uitgevoerd
• Vaste, eenmalige en aanvullende kosten buiten het basistarief

Een lager tarief per medewerker hoeft hierdoor niet te betekenen dat de totale rekening ook lager uitvalt. Voor je onderneming zijn uiteindelijk de totale kosten belangrijk voor de salarisadministratie en de werkzaamheden die daarbij nodig zijn.